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POLITICA DE PRIVACIDAD Y DATOS DE ITCONSULTORES S.A.S.

 


1. Introducción.


Con fundamento en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y el Decreto 1377 de 2013 “Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” IT Consultores S.A.S., con domicilio de su sede principal en la ciudad de Medellín, adopta la presente política de privacidad y de protección de datos personales, en cuanto a su recolección, almacenamiento y administración que se reciban de los clientes, proveedores, contratistas, consultores, colaboradores y en general de toda persona natural titular de los datos personales objeto de tratamiento.


IT Consultores S.A.S. podrá actualizar esta política en cualquier momento, ya sea para atención de novedades legislativas, regulatorias o jurisprudenciales, políticas internas, o por cualquier otra razón o circunstancia, lo cual se informará y se dará a conocer oportunamente, mediante documento escrito, publicación en el sitio web, comunicación verbal o mediante cualquier otra tecnología, por este motivo se recomienda al titular de los datos personales, revisarla con regularidad para asegurarse de que ha leído la versión más actualizada.

2. Responsable del Tratamiento de Datos Personales.


El responsable del tratamiento de sus datos personales es IT Consultores S.A.S., identificada con Nit: 900.166.660-9, con sede principal en la Transversal 5A No. 45-91 de Medellín, Portal Web: www.itconsultores.com.co, PBX +57-4-332 43 57.

3. Finalidad de los Datos Personales.


IT Consultores S.A.S., tiene una base de datos con información que ha sido proporcionado a lo largo de la trayectoria de sus relaciones con los clientes, proveedores y empleados; tales como almacenamiento de documentos que fueron radicados en nuestras oficinas o enviados vía correo electrónico, que contienen firma e información personal de éstos cuando se trata de personas naturales, o de los socios, empleados, contratistas o dependientes en el caso de personas jurídicas. La recolección de datos personales y su tratamiento automatizado tiene como finalidad facilitar la gestión, administración, la elaboración de estadísticas, así como el envío de comunicaciones y cualquier otro fin que en el ejercicio de su objeto social que IT Consultores S.A.S. requiera. Así las cosas, los datos personales son utilizados por las áreas: administrativa, comercial y mesa de servicios para las siguientes finalidades:

 

  • Creación y conservación de los documentos legalmente exigidos por las normas contables.

  • Tratamiento de sus datos personales en actividades de mercadeo.

  • Adaptación de nuestros productos y servicios para responder mejor a las necesidades de los clientes.

  • Campañas de actualización de datos.

  • Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral.

  • Enviar cartas, revistas y comunicaciones en general.

  • Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluida el pago de obligaciones contractuales.

  • Gestión de peticiones, quejas y reclamos.

4. Ejercicio De Los Derechos Del Titular De Los Datos Personales Para Conocer, Actualizar, Rectificar Y Suprimir Información.


El usuario podrá ejercer su derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos personales que haya suministrado a IT Consultores S.A.S., radicando una comunicación, a través de los siguientes medios:

 

  • Correo electrónico: [email protected]

  • Correo directo dirigido a IT CONSULTORES S.A.S. a la Transversal 5A No. 45-91 Medellín, Colombia.


De conformidad con lo dispuesto en el Artículo 20 del Decreto 1377 de 2013, los derechos de los titulares establecidos en la Ley, podrán ejercerse por:

 

  • El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

  • Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

  • Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

  • Por estipulación a favor de otro o para otro.


La petición o derecho que ejercita el titular de los datos personales, debe contener, nombre y apellidos del usuario y los datos de contacto para recibir notificaciones.


El titular de los datos personales podrá solicitar a IT Consultores S.A.S. copia de los datos que posee sobre el mismo, Así mismo, IT Consultores S.A.S. actualizará, rectificará o eliminará los datos cuando éstos resulten inexactos, incompletos o hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad inicial.


En aquellos casos en que el titular no ha contactado a IT Consultores S.A.S. para solicitar la supresión de sus datos personales, IT Consultores S.A.S. concluye de forma razonable que, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 7 del Decreto 1377 de 2013, existe una conducta inequívoca del titular, otorgando la autorización para el tratamiento de los datos que reposan en las bases de datos para la finalidad indicada en la presente política de tratamiento de datos, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento su derecho y pedir la eliminación del dato.


En cumplimiento de lo anterior, se establece el siguiente procedimiento:

4.1.1 Trámite de las Consultas y Reclamos Formulados.


Consultas:


Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos de IT Consultores S.A.S. IT Consultores S.A.S. suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por escrito, en las áreas que se indicaron en el numeral 4, siempre y cuando sea el titular de los datos y/o apoderado.


La consulta será atendida en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos:


El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de IT Consultores S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, podrán presentar un reclamo ante IT Consultores S.A.S. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:


El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a IT CONSULTORES S.A.S., con la siguiente información:

  • Identificación del Titular

  • La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.

  • La dirección, y anexo de los documentos que se quiera hacer valer.


Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.


Una vez recibido el reclamo completo, el mismo se gestionará en un término no mayor a quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos por los cuales IT Consultores S.A.S. no ha podido culminar el trámite y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato:

 

Los titulares podrán en todo momento solicitar a IT Consultores S.A.S. como responsable del tratamiento la supresión de sus datos personales y/o la revocación de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos. El término máximo para atender la revocatoria y/o supresión de datos será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

5. Notificación a titulares de la recolección de datos personales.


De conformidad con lo dispuesto en el numeral 3 del artículo 10 del Decreto Reglamentario 1377 de 2013, IT Consultores S.A.S. procederá a publicar un aviso en su página web oficial www.itconsultores.com.co dirigido a los titulares de los datos personales para efectos de dar a conocer la presente política de tratamiento de información y el modo de ejercer sus derechos como titulares de datos personales alojados en las bases de datos de IT Consultores S.A.S.

6. Deberes como Encargado del Tratamiento.


IT Consultores S.A.S. se encarga directamente del tratamiento y custodia de los Datos Personales captados y almacenados; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento, para lo cual exigirá al encargado la atención e implementación de las políticas y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

7. Datos Sensibles.


Para efectos de la Ley de protección de datos personales y de las presentes políticas de tratamiento de datos personales, se entiende por datos sensibles aquellos relacionados con la intimidad del titular, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos. IT Consultores S.A.S. reitera su carácter apolítico, así como que se trata de una entidad sin orientaciones religiosas o étnicas excluyentes. Sin embargo, el titular de la información personal, no está obligado a suministrar datos sensibles, por lo tanto, cualquier solicitud de los mismos requerirá autorización expresa.

8. Terceros.


Las bases de datos o archivos no serán suministrados a terceros, salvo expresa autorización del titular, o en los casos previstos en la Ley. La transferencia y/o uso compartido de datos de los prospectos, clientes, socios y empleados de IT Consultores S.A.S. con terceros, se refiere única y exclusivamente a los fines correspondientes al envío de correspondencia y comunicaciones de IT Consultores S.A.S. Igualmente, IT Consultores S.A.S. ha celebrado acuerdos de confidencialidad con sus proveedores para asegurar la protección de los datos.

9. Medidas de Seguridad Adoptadas con Relación al Tratamiento de Datos Personales.


En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, IT Consultores S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El personal que realice el tratamiento de los datos personales ejecutará los protocolos establecidos con el fin de garantizar la seguridad de la información.

10. Aceptación de las presentes políticas.


El titular de los datos personales declara que ha leído y acepta la presente Política de Tratamiento de datos Personales de IT Consultores S.A.S. Teniendo en cuenta que existe una relación recurrente entre los titulares de los datos personales y IT Consultores S.A.S., y que IT Consultores S.A.S. solicitará de manera explícita a sus clientes, colaboradores y contratistas las autorizaciones para continuar con el tratamiento de datos personales que recolectará, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 10 del Decreto 1377 de 2013; IT Consultores S.A.S. continuará usando los datos almacenados necesarios para ofrecer los servicios para el normal funcionamiento, mientras el Titular no contacte al Responsable para solicitar la supresión de sus datos personales en los términos legales, sin perjuicio de la facultad que tiene el titular de ejercer en cualquier momento sus derechos y pedir la eliminación del dato.

11. Vigencia de las políticas de Tratamiento de Datos Personales.


La presente política de tratamiento de datos personales estará vigente a partir de su publicación y durante el tiempo en que IT Consultores S.A.S. ejerza las actividades propias de su objeto social.

12. Contacto con el Responsable.


Para cualquier información relativa a Política de protección de datos, puede acercarse o enviar comunicación a IT Consultores S.A.S. haciendo uso de los medios que se indicaron en el capítulo 4 del presente documento. El presente Manual rige a partir de su publicación en el sitio web de IT Consultores S.A.S.